Salvare in altri formati di file da Microsoft Project

Incollare i dati di Microsoft Project in altri programmi può andar bene per esigenze poco comuni, ma questa tecnica non va altrettanto bene se devi esportare un ampio volume di dati da Microsoft Project. Invece, puoi salvare i dati di Microsoft Project in numerosi formati di file.
Puoi usare uno tra due approcci per salvare i dati di Microsoft Project in altri formati di file:

• Puoi salvare l'intero progetto come un database. I formati supportati comprendono Database progetto (.mpd) e Database Microsoft Access (.mdb). Questi due formati sono praticamente identici. Una differenza importante è che il formato Database progetto implica il salvataggio dell'intero progetto, mentre il formato Database Microsoft Accesa ti permette di salvare l'intero progetto, oppure soltanto i dati specificati in una corrispondenza per l'esportazione.
• Puoi salvare soltanto i dati che specifichi in un altro formato. I formati supportati includono database di Access, pagine Web, cartelle di lavoro Excel, tabelle pivot Excel, oppure testo delimitato da tabulazioni o virgole. Nella lezione 11, hai lavorato con una tabella d'esportazione quando salvavi i dati di Microsoft Project su una pagina Web. Puoi usare lo stesso approccio quando specifichi i dati che vuoi salvare in qualsiasi formato. Scegli il formato in cui vuoi salvare, seleziona una corrispondenza per l'esportazione incorporata (oppure crearne una personale) ed esporta i dati.

Anche se il progetto per il film breve non è ancora iniziato, il file di progetto contiene già numerosi dati sui costi pianificati. Vorresti consegnare questi dati al pianificatore finanziario della Ferrando & figli in modo che possa iniziare a lavorare sui bilanci dettagliati. Tuttavia, il pianificatore finanziario usa un programma di bilancio che non lavora direttamente con i file di Microsoft Project. Decidi quindi di fornirle i dati sui costi come testo delimitato da tabulazioni. Questo consentirà la maggiore flessibilità possibile nell'importare i dati nel suo programma di bilancio.

In questa esercitazione, salverai i dati dei costi dei progetto in un file di testo, usando una corrispondenza per l'esportazione incorporata. A questo punto, dovresti ancora avere Progetto film breve 12 aperto in Microsoft Project.

1. Seleziona Salva con nome dal menu File.

Appare la finestra di dialogo Salva con nome. Microsoft Project suggerisce di salvare il file nella stessa posizione da cui hai aperto il file di esercitazione. Se vedi qualcosa di diverso nella finestra di dialogo Salva con nome, cerca la cartella Parte 3.

2. Nella casella Nome file, digita Costi progetto film breve.
3. Nella casella Tipo file, seleziona Testo (delimitato da tabulazione) dall'elenco e poi fai clic su Salva.

Appare la finestra di dialogo Corrispondenze per l'esportazione. Ricorda che quando usi le corrispondenze per l'importazione/esportazione, la visualizzazione attuale in Microsoft Project è ininfluente.

4. 4Nel riquadro Corrispondenza per l'importazione/esportazione, seleziona Dati sui costi per attività, poi fai clic su Salva.

Microsoft Project salva il file di testo. Per visualizzarlo, lo aprirai in Blocco note.

5. Dal menu Avvio di Windows, seleziona Programmi, Accessori e poi fai clic su Blocco note. Viene avviato Blocco note.
6. In Blocco note, assicurati che A capo automatico sia disattivato.
7. Seleziona Apri dal menu File.
8. Apri il documento chiamato Costi progetto film breve nella cartella Parte 3. Se stai usando Blocco note, il tuo schermo dovrebbe essere simile alla figura nella pagina a fianco.

In questo file, ogni campo è separato da una tabulazione. Può non essere facile leggerlo, ma questo formato viene facilmente importato in qualsiasi programma di elaborazione dati.

9. Seleziona Esci dal menu File.

Blocco note si chiude e viene riaperto Microsoft Project.

Altre informazioni sui formati di database

Come ricorderai dalla lezione 1, Microsoft Project è, sotto molti aspetti, un programma per database specializzato nella gestione dei progetti. Quindi, non sorprende il fatto che Microsoft Project possa salvare un intero progetto come un database. Infatti, puoi memorizzare più progetti in un unico file di database per la gestione centralizzata o per altri scopi. Salvare un progetto in un formato per database può anche essere utile, se devi creare una relazione o un'analisi dei dati in determinati mogli non supportati da Microsoft Project.

Oltre a sopportare i formati Database progetto e Database Microsoft Access, Microsoft Project può anche lavorare con i database di Microsoft SQL Server e Oracle Server attraverso la connettività ODBC. Il formato Database progetto viene documentato in dettaglio nel seguente file (partendo dal presupposto che tu abbia installato Microsoft Project nella posizione predefinita): C:\Programmi\Microsoft Office\Office\1040\Projdb.htm